1. Tổng quan
Tính phí dựa trên hoạt động là một mô hình kế toán chi phí. Nó được sử dụng để phân bổ các chi phí dựa trên thời gian dành cho các hoạt động liên quan tới sản phẩm và dịch vụ cung cấp cho khách hàng. Các mô hình kế toán chi phí truyền thống phân bố (tổng) các chi phí gián tiếp dựa trên số lượng.
Vì vậy, các chi phí đối với những sản phẩm có số lượng lớn bị đánh giá quá cao trong khi chi phí đối với những sản phẩm có số lượng ít lại bị đánh giá quá thấp. Ngược lại với cách phương thức kế toán chi phí truyền thống, mô hình tính phí dựa trên hoạt động (Activity – based costing – ABC) tính toán các chi phí “thực” của sản phẩm, khách hàng hay dịch vụ bằng cách quy các chi phí gián tiếp không theo số lượng mà theo các hoạt động được yêu cầu hoặc đã thực hiện.
Thay cho việc sử dụng tỷ lệ phần trăm tùy ý để phân bổ các chi phí, ABC xác định các mối quan hệ nhân – quả để chia chi phí một cách khác quan.
Khi chi phí của các hoạt động đã được xác định, chi phí của từng hoạt động được quy về mỗi sản phẩm trong phạm vi mà sản phẩm sử dụng hoạt động đó. Theo cách này, ABC thường xác định các khu vực có tổng chi phí đơn vị cao và có thể hướng chú ý vào việc tìm cách giảm chi phí hoặc tăng giá bán đối với các sản phẩm có chi phí cao hơn.
Một giả định cơ bản cần phải nhấn mạnh khi sử dụng mô hình ABC là các chi phí không phải được tạo ra từ chính các sản phẩm hay khách hàng mà bởi các hoạt động cần có để tạo ra sản phẩm hay để phục vụ khách hàng. Các sản phẩm khác nhau đòi hỏi các hoạt động khác nhau, mỗi hoạt động sử dụng các mức nguồn lực khác nhau và việc phân bổ các chi phí cần có tỷ trọng tương ứng.
khi ra các quyết định kinh doanh, những hiểu biết về các chi phí thực có thể giúp:
- Thiết lập các điểm hòa vốn;
- Xác định các yếu tố ”sinh lợi” và ”gây lỗ” (tức là đánh giá ”giá trị khách hàng”);
- Đánh dấu các cơ hội cải tiến;
- So sánh các lựa chọn đầu tư.
2. Sử dụng khi nào
Tính phí dựa trên hoạt động có thể hữu dụng nếu tổng chi phí cao và các sản phẩm rất đa dạng theo độ phức tạp và các chi phí mua bán. Tính phí dựa trên hoạt động chuyển chi phí gián tiếp thành chi phí trực tiếp. Là một hệ thống quản lý chi phí chính xác hơn kế toán chi phí truyền thống, ABC xác định các ơ hội cải thiện hiệu quả và hiệu năng của các quy trình kinh doanh bằng cách xác định chi phí ”thực” của một sản phẩm hay dịch vụ.
Những mô hình khác tương tự như ABC là Tổng phí sở hữu (Total cost of ownership – TCO) và chi phí vòng đời (life cycle costs – LCC). TCO là tính toán phản ánh tổng chi phí đầu tư bao gồm các khoản mua một lần, chi phí phát sinh và chi phí vận hành. Khái niệm TCO được sử dụng nhiều trong các hoạt động công nghệ thông tin, khi lợi nhuận khó lượng hóa được và tập trung vào việc giảm thiểu chi phí dự án. Phân tích chi phí vòng đời tính toán chi phí của một hệ thống hay sản phẩm trong suốt chu kỳ sống của nó.
3 – Sử dụng như thế nào
Có năm bước thực hiện một phân tích ABC đơn giản:
1 – Định nghĩa đối tượng phí, các hoạt động gián tiếp và nguồn lực được sử dụng cho các hoạt động gián tiếp;
2 – Xác định các chi phí trên mỗi hoạt động gián tiếp;
3 – Nhận dạng các định hướng chi phí đối với mỗi nguồn lực;
4 – Tính toán tổng chi phí sản phẩm gián tiếp theo loại đối tượng phí;
5 – Phân chia tổng chi phí theo số lượng đối với chi phí gián tiếp trên mỗi đối tượng chi phí đơn lẻ.
Các đối tượng phí là các sản phẩm, khách hàng, dịch vụ hay bất cứ thứ gì là đối tượng của kế toán chi phí. Các hoạt động có thể là bất cứ việc gì công ty làm để vận hành kinh doanh: thu nhận, bốc dỡ, đóng gói, mua bán, kêu gọi, giải thích, bán hàng, mua hàng, khuyến mãi, tính toán, xử lý đơn hàng, … Các hoạt động gián tiếp không thể quy trực tiếp về đối tượng phí. Các nguồn lực là máy móc, máy tính, con người và bất cứ năng lực hay tài sản nào có thể phân bổ (một phần) vào một hoạt động.
4. Kết luận
ABC tạo điều kiện cho việc phân đoạn dựa trên khả năng sinh lợi thực và giúp xác định giá trị khách hàng chính xác hơn. Vì vậy, đây là bước đầu tiên tiến tới quản lý dựa trên hoạt động (ARM). ABC không đánh giá hiệu năng hay sản lượng của các hoạt động mặc dù nó vô cùng quan trọng cho việc cải tiến. Thêm vào đó, ABC giả định rằng có thể xác định các đối tượng phí, hoạt động và nguồn lực duy nhất. Cuối cùng, kết quả đầu ra của một phần tích ABC chỉ chính xác như đầu vào.
5. Tài liệu tham khảo
Kaplan, R.S. and Cooper, R. (1998): Cost and Effect: Using integrated cost systems to drive profitability and performance. Cambridge, MA: Havard Business School Press.