1. Tổng quan
So chuẩn là sự sao sánh có hệ thống các quy trình và hiệu quả của tổ chức dựa trên các chỉ báo cho trước. Mục tiêu của so chuẩn là tìm ra khoảng cách giữa những thông lệ tốt nhất và hiệu quả hiện tại của tổ chức nhằm tạo ra các chuẩn mực mới và/ hoặc cải thiện các quy trình.
Có bốn cách so chuẩn cơ bản:
1 – So chuẩn nội bộ – việc so sánh hiệu quả và hoạt động giữa các bộ phận của tổ chức, ví dụ giữa các đơn vị kinh doanh với nhau.
2 – So chuẩn cạnh tranh – việc so sánh các chỉ báo và hiệu quả của một tổ chức và các đối thủ cạnh trực tiếp.
3 – So chuẩn chức năng – việc so sánh các chỉ báo và hiệu quả của một tổ chức và một số tổ chức trong phạm vi ngành rộng hơn.
4 – So chuẩn chung – việc so sánh các chỉ báo và hiệu quả của một tổ chức với các tổ chức thuộc các ngành không liên quan nhằm tìm ra những hoạt động tốt nhất.
Tất cả các cách so chuẩn đều hữu ích: chúng cung cấp hiểu biết sâu sắc về điểm mạnh và điểm yếu của tổ chức; chúng mang tính khách quan; chúng làm sáng tỏ những khiếm khuyết và chỉ ra những cải tiến khả thi; và chúng đưa ra những chuẩn mực, những hướng dẫn mới và những ý tưởng cách tân để cải thiện hiệu quả của một tổ chức.
Các phương pháp so chuẩn khác nhau biến đổi trong phạm vi bao hàm các đặc điểm tình huống và hoặc các nhân tố lý giải nhằm giải thích những khác biệt giữa các tổ chức. Hơn nữa, một số phương pháp so chuẩn gồm các xu hướng tương lai và việc phát triển các hoạt động tốt nhất hoặc các vấn đề thực tiễn khác có thể phát sinh trong một ngành.
2. Sử dụng khi nào
Việc sử dụng so chuẩn tùy thuộc vào mục tiêu. Ghi nhớ sự khác biệt giữa ý định và hành động, chúng ta có thể xác định mục đích của so chuẩn như một dự báo trả lời cho bất kỳ câu hỏi nào sau đây:
- Chúng ta đang làm tốt như thế nào?
- Chúng ta có làm tốt như những người khác hay không?
- Chúng ta có thể làm tốt hơn như thế nào?
Phạm vi của một dự án so chuẩn được xác định bởi tác động có thể của nó tới tổ chức; tới mức độ tụ do truyền thông của các kết quả nhằm tăng tỷ lệ thành công của các dự án cải thiện liên quan; và tới các nỗ lực cần có để đạt được các kết quả có giá trị trong thực tiễn.
3. Sử dụng như thế nào
Một cách lý tưởng, các tổ chức (hay nhóm tương đồng) đang được sử dụng để so chuẩn cần thể hiện tốt hơn hay ít nhất là có hiệu quả như tổ chức (hay nhóm tương đồng) mục tiêu. Về cơ bản, nhóm tương đồng được xác định thông qua các chuyên gia và các ấn phẩm trong ngành. Tuy nhiên, những khác biệt về sản phẩm, quy trình, cơ cấu hay phong cách lãnh đạo và quản lý gây khó khăn trong việc so sánh trực tiếp giữa các tổ chức.
Có thể vượt qua những khó khăn trên bằng phương thức thực tế. Nghiên cứu chỉ ra rằng có thể so sánh các tổ chức tại giao thoa của một số chỉ báo, dựa trên các nhân tố lý giải. Hoạt động chuyển giao hiệu quả của một sản phẩm, cụ thể dựa trên độ phức tạp của sản phẩm. Vì vậy, một nhóm công ty có mức độ phức tạp sản phẩm tương đương sẽ có các chỉ báo tương tự và sẽ là một nhóm tương đồng phù hợp cho việc so chuẩn chuyển giao hiệu quả. Xem hình dưới đây.
Các giả định về hiệu quả của công ty mục tiêu có thể chính xác hơn bằng cách so chuẩn các chỉ báo (ví dụ: hiệu quả chuyển giao) theo một số các nhân tố lý giải.
So chuẩn bao gồm các bước (đôi khi trùng lặp) sau:
- Xác định phạm vi dự án.
- Lực chọn (các) đối tượng so chuẩn.
- Xác định thước đo, đơn vị, các chỉ báo và phương pháp thu thập dữ liệu.
- Thu thập dữ liệu.
- Phân tích dự không thống nhất – tìm ra thực tế đằng sau những con số.
- Trình bày phân tích và thảo luận về sự liên hệ với những mục tiêu (mới)
- Xây dựng một kế hoạch và/ hoặc các thủ tục hoạt động.
- Quá trình kiểm soát bằng cách so chuẩn liên tục.
4. Kết luận
So chuẩn không quá phức tạp. Có rất nhiều nhà quản lý hoặc tư vấn thực hiện so chuẩn mà không dùng tới các thước đo có sẵn hay các công cụ phù hợp với việc phân tích và trình bày chi tiết. Chẳng đáng ngạc nhiên khi có nhiều dự án so chuẩn kết thúc một cách đáng thất vọng, như việc đi “so sánh trái táo với trái lê”. Ngay cả khi được thực hiện một cách có hệ thống, hội chứng “chúng ta khác họ” ngăn cản việc so chuẩn giúp thay đổi theo chiều hướng tốt hơn. Hơn nữa, sự nhạy cảm trong cạnh tranh có thể che đậy các luồng thông tin tự do, thậm chí ngay trong nội bộ công ty.
Bằng cách sử dụng các nhân tố lý giải, so chuẩn có thể cung cấp không chỉ các dữ liệu so sánh có thể gợi ý cho nhà quản lý cách cải thiện hiệu quả (thực thế là nó làm nổi bật các cơ hội cải thiện), mà còn chỉ ra các giải pháp căn bản nhưng đã được thừa nhận đối với các vấn đề khó khăn. Vì vậy, chúng tôi cho rằng cần khuyến khích sự khác biệt giữa các công ty trong nhóm tương đồng hơn là cố gắng loại bỏ các công ty được cho là có sản phẩm hay quy trình “không thể so sánh”.
5. Tham khảo
Watson, G. H (1993) Strategic Bench-making: How to rate your company’s performance against the world’s best. New York: John Wiley & Son.