1. Tổng quan
Tám bước thay đổi của Kotter là một cách tiếp cận có hệ thống để đạt được thay đổi thành công và bền vững thông qua việc chia quá trình thay đổi thành tám bước. Mô hình này dựa trên nghiên cứu hơn 100 công ty đả trải qua quá trình thay đổi.
Kotter (1990, 1995) nhận ra rằng những sai lầm thường gặp trong quá trình thay đổi là: cho phép tự bằng lòng quá nhiều; không tạo được liên minh bền vững; đánh giá thấp sự cần thiết của một sứ mệnh rõ ràng; không truyền tải rõ ràng sứ mệnh; chấp nhận rào cản; không tạo được những thắng lợi ngắn hạn; tuyên bố thành công quá sớm; và không gắn liền thay đổi với văn hóa công ty.
Kotter cho rằng những sai sót này có thể tránh được nếu hiểu rõ vì sao tổ chức thay đổi và các bước cần có để tạo ra thay đổi đó.
2. Sử dụng khi nào
Trong thế giới kinh doanh năng động ngày nay, khả năng dẫn dắt thay đổi đã trở thành một đòi hỏi cấp thiết trong việc sáng tạo và duy trì thành công trong mọi tổ chức. Kotler đã phân biệt rõ giữa dẫn dắt và quản lý thay đổi. Ông cho rằng quản lý bao gồm một tập hợp các quy trình giữ cho một hệ thống phức hợp con người và công nghệ hoạt động trơn tru. Mặt khác, lãnh đạo định hình tương lai, hướng mọi người về sứ mệnh đó và truyền cảm hứng để mọi người theo đuổi nó. Cách tiếp cận theo tám bước thay đổi cung cấp một công cụ có hệ thống nhằm dẫn dắt quy trình nói trên, cho phép con người tạo ra những thay đổi lâu dài bên trong tổ chức và tránh được những sai lầm tai hại (có thể xảy ra).
3. Sử dụng như thế nào
Kotler nhấn mạnh tầm quan trọng của việc trải qua cả tam bước như mô tả chi tiết trên đây. Tuy nhiên, nếu một tổ chức đang thực hiện nhiều dự án thay đổi cùng lúc, họ sẽ thấy bản thân trong không chỉ một bước của mô hình vào bất cứ thời điểm nào.
Các bước bao gồm:
1 – Tạo nên tính cấp bách.
Khi phải đối phó với sự tự mãn, cần loại bỏ những dấu hiệu an toàn giả tạo. Nhà quản lý cần đảm bảo rằng những người thích hợp nhạy cảm trước tình trạng khẩn cấp do khủng hoảng (tiềm tàng) và họ đồng ý rằng thực hiện công việc như thường lệ không còn là lựa chọn hợp lý nữa.
2 – Thành lập nhóm dẫn đường.
Một liên minh dẫn đường mạnh cần thiết cho việc tạo ra thay đổi trong tổ chức. Các thành viên trong nhóm này cần nhận ra giá trị của thay đổi được định trước và phải chia sẻ lòng tin và cam kết. Hơn thế, họ phải có tín nhiệm, kỹ năng, quan hệ, danh tiếng và quyền hạn chính thức để dẫn dắt thay đổi.
3 – Phát triển tầm nhìn và chiến lược.
Tầm nhìn là một cấu thành trọng tâm trong việc dẫn dắt thay đổi. Nó là cầu nối giữa tình trạng hiện đại và tương lai, tạo ra nhận thức về định hướng và các nỗ lực điều chỉnh đồng hướng. Những tầm nhìn tốt nhất là có thể cảm nhận, rõ ràng, đơn giản, gây phấn chấn và phù hợp tình huống.
4 – Truyền đạt tầm nhìn thay đổi.
Truyền đạt tầm nhìn tới bất cứ ai có liên quan rất quan trọng nếu mọi người đều phải nắm bắt và cam kết theo đuổi sự thay đổi. Truyền đạt tầm nhìn không phù hợp và thông điệp không nhất quán là hai cạm bẫy chính ngăn cản thay đổi thành công.
5 – Trao quyền cho nhân viên.
Liên minh dẫn đường cần loại bỏ mọi rào cản có thể gắn chặt trong các quy trình và cơ cấu của tổ chức hoặc tồn tại trong nhận thức của nhân viên. Điều này cho phép mọi người đều tham gia vào nỗ lực thay đổi.
6 – Tạo ra những thắng lợi ngắn hạn.
Thay đổi có thể cần thời gian và công sức đáng kể. Vì vậy, mọi người cần được động viên và hậu thuẫn bằng cách tạo ra những thắng lợi trong ngắn hạn. Những thắng lợi này cần rõ ràng, được nhiều người biết tới và liên quan mật thiết tới các nỗ lực thay đổi.
7 – Củng cố lợi nhuận và tạo ra nhiều thay đổi hơn.
Xây dựng động lực bằng cách củng cố các thành tựu, sử dụng chúng nhứ những viên gạch lát đường tới thắng lợi to lớn hơn và cho phép mọi người tạo thêm các hoạt động mới liên quan tới sứ mệnh đang dẫn dắt thay đổi.
8 – Gắn liền cách tiếp cận mới với văn hóa công ty.
Sau khi tạo ra thay đổi hiệu quả, những người lãnh đạo phải làm cho thay đổi trở thành cố định và ngăn không để mọi việc lại trở lại như cũ. Kotler cho rằng chìa khóa thực sự để bảo toàn thay đổi nằm trong tự thân việc thay đổi văn hóa công ty, thông qua sự nhất quán trong hành động thành công qua một giai đoạn chín muồi.
4. Kết luận
Kotler không tránh né sự phức tạp của thay đổi trong tổ chức bằng cách đưa ra cách tiếp cận đơn giản. Ông nhận ra rằng có nhiều các mắc sai lầm trong khi cố gắng thay đổi. Trên thực tế, ngay cả những nỗ lực thay đổi thành công cũng lộn xộn và đầy bất ngời. Tuy nhiên, bất cứ ai cố gắng thay đổi trong một thiết lập có tổ chức cần xem xét kỹ lưỡng mô hình của Kotler nhằm tránh mắc phải những “sai lầm thường gặp” và có thể đương đầu với những thách thức đặc thù đối với những thay đổi cụ thể đang thực hiện.
5. Tài liệu tham khảo
1 – Kotler, J.P. (1990) – Force for Change: How Leadership Differs from Management. New York: Free Press.
2 – Kotler, J.P (1996) – Leading Change. Cambride, MA: Havard Business School Press.
3 – Kotler, J.P (2002) – The Heart of Change: Real-life stories of how people change their organisation. Cambridge, MA: Havard Business School Press.