1. Tổng quan
Cấu trúc các cấu hình tổ chức của Mintzberg mô tả sáu hình thể tổ chức. Các hình thể tổ chức này giúp nắm bắt điều gì điều khiển các quyết định và hoạt động trong một tổ chức. Điều cốt lõi là có một số hữu hạn các hình thể có thể giúp giải thích nhiều cho việc quan sát thấy trong nhiều tổ chức. Các hình thể cơ bản giúp nhận diện các tổ chức và những vấn đề cốt lõi (đặc thù) của họ. Việc sử dụng các hình thể cơ bản có thể giúp tránh những lựa chọn và thiết kế cấu trúc tổ chức “sai” và phối hợp các hoạt động không hiệu quả.
2. Sử dụng khi nào
Cách tiếp cận các cấu hình của Mintzberg có thể được sử dụng để khám phá các cấu trúc và quy trình tổ chức liên quan tới từng chiến lược của tổ chức. Các nhà quản lý có thể xác định không chỉ tổ chức của mình thuộc loại nào mà cả những tay đổi cần thiết để làm cho tổ chức vững chắc từ bên trong cũng như có thể giải quyết các vấn đề còn tồn tại trong phối hợp hành động.
3. Sử dụng như thế nào
Khi sử dụng mô hình các cấu hình Mintzberg (1990) để phân tích và tái thiết kế (một pần của) tổ chức. Cần bắt đầu từ việc nhận diện các khối thiết lập cơ bản của tổ chức ấy. Theo Mintzberg, mọi tổ chức bao hàm sáu khối thiết lập so7ca61p:
- Hạt nhân vận hành;
- Quản lý chiến lược cấp cao;
- Quản lý cấp trung;
- Hạ tầng công nghệ;
- Nhân viên hỗ trợ; và
- Hệ tư tưởng.
Đặc biệt, ba khối thiết lập đầu tiên được kết nói bởi một chuỗi thẩm quyền chính thức đơn lẻ. Trong hình vẽ, các phần này được minh họa như các khối đơn lẻ. Hạ tầng công nghệ và nhân viên hỗ trợ ở cả hai bên ảnh hưởng trực tiếp tới hạt nhân, trong khi ý thức hệ thể hiện các chuẩn và gái trị (“văn hóa đậm bản sắc”) bao trùm nhưng thấm đẫm vào từng kết cấu của tổ chức. Sáu khối thiết lập tổ chức này là những yếu tố bên trong quyết định một tổ chức sẽ phát triển như thế nào. Thêm vào đó, có nhiều thế lực bên ngoài như các cổ đông, nhà cung cấp và khách hàng, tất cả đều có tác động tới tổ chức.
Sau khi nhân viên và cấu hình cho các khối thiết lập tổ chức, doanh nghiệp phải phân tích và thiết kế các cơ chế điều phối phù hợp. Lao động, quản trị và kiểm soát có thể được phân bổ khác nhau giữa các khối thiết lập của tổ chức. Vì vậy, việc sử dụng các cơ chế phối hợp khác nhau xác định cấu trúc cuối cùng của tổ chức. Hơn thế, khi tổ chức thiếu sự điều phối phù hợp, họ có thể chính trị hóa bởi các bộ phận khác nhau của tổ chức sẽ đối chọi để giành khoảng trống quyền lực. Mintzberg phân biệt sáu cơ chế phối hợp như trong hình 40.2
Tiếp theo, Mintzberg cho rằng phần không thể thiếu trong thiết kế tổ chức là sự vận động các tham số thiết kế như: chuyên môn hóa công việc, chuyên môn hóa hành vi, đào tạo, tuey6n truyền, nhóm đơn vị, kích thước đơn vị, các hệ thống hoạch định và kiểm soát, và các phương thức kết nối (chẳng hạn các vị trí, ban công tác, các giám đốc tích hợp và cấu trúc ma trận). Tuy nhiên, tham số quan trọng nhất trong mô hình cấu hình tổ chức của Mintzberg là cách thức quyền lực được phân bổ trong tổ chức. Sự phân phối quyền lực liên quan tới kiểu phân quyền và thay đổi ở mỗi cấu hình tổ chức như trình bày trong bảng trên.
Cuối cùng, việc lựa chọn các tham số thiết kế cũng được xác định bởi các nhân tố bối cảnh nằm ngoài sự kiểm soát của các nhà quản lý (chẳng hạn như độ tuổi, kích thước, hệ thống kỹ thuật và các yếu tố trong môi trường như các bên hưởng lợi khác nhau).
4. Kết luận
Theo bản chất thực của các cấu hình cơ bản Mintzberg, sẽ tồn tại rủi ro khi sử dụng các cấu hình này như những kế hoạch thực hiện. Tuy nhiên, sẽ vô cùng khó khăn cho các tổ chức trong việc khớp hoặc so sánh các cấu hình này bởi số lượng hữu hạn cac tiêu chí định nghĩa các cấu hình tổ chức, nhưng cũng bởi vì có nhiều sự pha tạp hay kết hợp đa cấu hình trong thực tế. Theo quan điểm của chúng tôi, việc một tổ chức có thể phân loại chính xác là tổ chức sáng tân hay doanh nghiệp là không thích đáng. Bản chất của mô hình Mintzberg là giúp nắm bắt mối quan hệ giữa bản chất của một tổ chức với các cơ chế phối hợp của nó. Như Mintzberg từng nói, không có cách thức chính xác đơn lẻ nào để quản lý một tổ chức: cái áp dụng tốt cho General Motor thường hoàn toàn thất bại với Joe ”s Body Shop.
5. Tài liệu tham khảo
1 – Mintzberg, H. (1983, 1990) – Structure in Five: Designing effective organisation. New York: Prentice Hall.
2 – Mintzberg, H. (1989) – Mintzberg on Management. New York: Free Press.