1. Tổng quan
Mô hình thu mua của Monczka (còn được gọi là mô hình thu mua của Đại học Michigan – MSU) là mô hình mua hàng được sử dụng để đánh giá mức hoàn thiện của bộ phận mua hàng trong một tổ chức, nó còn đề xuất các chương trình cải tiến nhằm nâng cao chất lượng hoạt động theo lộ trình.
Monczka đã cho ra đời Sáng kiến So chuẩn chuỗi cung ứng và thu mua toàn cầu (Global Procurement and Supply Chain Benchmaking Initiative – GPSCBI) năm 1993. Có tới 150 công ty đa quốc gia đã chia sẻ cả hiểu biết lẫn các dữ liệu định lượng về quy trình hoạt động chuỗi cung ứng của họ.
Phân tích các quy trình thành công nhất đã cho ra đời mô hình mua hàng MSU, đó là một lộ trình hướng đến mua hàng hoàn thiện.
Mô hình này gồm tám quy trình mua hàng và sáu thúc đẩy chiến lược. Các quy trình mua hàng chiến lược nhằm cải thiện hiệu quả hoạt động bằng cách quản lý các nhà cung ứng hữu hiệu hơn. Còn các quy trình thúc đẩy nhằm tạo điều kiện và phương tiện để các quy trình chiến lược được thực hiện chuyên nghiệp. Mỗi quy trình nói trên đều có sẵn các hướng dẫn học tập.
Tám quy trình mua hàng chiến lược:
- Nguồn lực nội bộ/ thuê ngoài;
- Phát triển sản phẩm/ chiến lược phân nhóm sản phẩm;
- Thiết lập và tạo lực đẩy cho nền tảng cung ứng đẳng cấp thế giới;
- Phát triển và quản lý các mối quan hệ với nhà cung ứng;
- Tích hợp nhà cung ứng với sản phẩm mới/ thực hiện các quy trình phát triển;
- Tích hợp nhà cung ứng với quy trình thực hiện đặt hàng;
- Phát triển các nhà cung ứng và quản lý chất lượng; và
- Quản lý các chi phí chiến lược.
Sáu quy trình thúc đẩy chiến lược:
- Thiết lập các chiến lược và kế hoạch chuỗi cung ứng và liên kết thu mua hợp nhất toàn cầu;
- Phát triển công ty cũng như chiến lược nhóm;
- Triển khai toàn cầu hóa;
- Phát triển các phương thức thu mua và chuỗi cung ứng;
- Phát triển và thực hiện các hệ thống công nghệ thông tin và truyền thông có hiệu quả;
- Quản lý nguồn nhân lực.
2. Sử dụng khi nào
Các công ty sử dụng mô hình này để đo mức độ hoàn thiện của bộ phận mua hàng. Tuy vậy, mô hình không chỉ là một tiêu chuẩn so sánh mà còn là một lộ trình. Nó cho phép các công ty xác định được cả tình hình hiện tại cũng như kỳ vọng tương lai. Hơn nữa, các so chuẩn của mô hình cũng thúc đẩy việc trao đổi những kinh nghiệm tốt nhất trong phạm vi công ty cũng như giữa các công ty với nhau.
3. Sử dụng như thế nào
Mô hình này bao gồm các quy trình tự đánh giá để đo mức độ hoàn thiện của một công ty. Các tiêu chuẩn đánh giá được phát triển cho một trong 14 quy trình để xếp hàng mức độ hoàn thiện trên thang điểm 10. Những cấp độ thấp nhất tương ứng với các tiêu chuẩn vận hành, trong khi những cấp độ cao hơn tương ứng với tiêu chuẩn về chiến lược. Quá trình tự đánh giá tuân thủ phương pháp tiếp cận chặt chẽ từng bước một, theo đó công ty tuân thủ tất cả các tiêu chuẩn ở một mức độ nhất định trước khi các tiêu chuẩn ở cấp độ tiếp theo được áp dụng. Theo đó, một công ty cần phát triển và thực thi các dự án được đưa ra nhằm cải thiện và chuyên nghiệp hóa bộ phận mua hàng, dựa trên kết quả đánh giá mức độ hoàn thiện và đưa công ty lên mức hoàn thiện cao hơn. Tuy nhiên, cần lưu ý rằng các cấp độ chuyên nghiệp đo được không phải là một điểm số chính thức. Việc quyết định cấp độ chuyên nghiệp nào là phù hợp và kỳ vọng phụ thuộc vào chính công ty. Đối với một vài công ty điểm số phù hợp có thể là tám nhưng với những công ty khác điểm năm đã là đủ rồi. Quyết định này dựa trên loại hình công ty, ngành nghề kinh doanh mà công ty đó hoạt động.
Cả các quy trìn chiến lược cũng như thúc đẩy đều phải được thực hiện mới có thể đạt được hiệu quả bền vững. Khi chỉ có các quy trình chiến lược, công ty sẽ thiếu tính đồng nhất hoặc hạ tầng thông tin. Còn chỉ có các quy trình thúc đẩy sẽ dẫn đến đầu tư thiếu sót hoặc không hiệu quả.
4. Kết luận
Mô hình thu mua MSU đề xuất các khía cạnh của quy trình mua hàng rộng hơn so với bất kỳ mô hình mua hàng thông dụng nào khác. Việc sử dụng mô hình này cho thấy sự hợp nhất giữa hoạt động của công ty và các nhà cung ứng. Tuy nhiên, điều còn gây tranh cãi là liệu tất cả các quy trình của mô hình này có nên được triển khai qua từng bộ phận hay phân đoạn không, và liệu có nên thực hiện chúng trong một số hoàn cảnh nhất định hay không. Dù gì đi nữa, mô hình này tạo điều kiện thuận lợi để chuyên nghiệp hoạt động mua hàng.
5. Tài liệu tham khảo
Trent, R.J and Monczka, R.M (1998) – Purchasing and supply management: Trends and changes throughout the 1990s. Journal of Supply Chain Management 34(2): 2-11.