1. Tổng quan
Khái niệm Sáu Sigma bắt nguồn từ một thuật ngữ thống kê. Sigma là ký hiệu toán học của độ lệch chuẩn. Sáu Sigma là phương pháp đo số lượng tối đa những sai sót cho phép trong một hệ thống. Ở mức độ của Sáu Sigma, 99,999998% các sản phẩm phải có chất lượng tốt tức là phải rơi vào các giới hạn dung sai cho phép. Điều này có nghĩa trong một triệu sản phẩm chỉ có không quá 3,4 lỗi. Mức độ này có thể đạt được thông qua giảm thay đổi trong quá trình sản xuất và kiểm soát chúng. Để đạt được yêu cầu này, các quy trình sản xuất cần được cải tiến. Tuy nhiên, cải tiến quy trình và chất lượng không phải là mục tiêu cuối cùng mà cải thiện tài chính mới là mục tiêu cần đạt tới.
Sáu Sigma xuất hiện đầu tiên tại Motorola. Để đương đầu với sự cạnh tranh mạnh mẽ của Nhật Bản, năm 1987, Motorola bắt đầu tập trung vào cải tiến chất lượng. Các kỹ sư ở đây đã quyết định rằng cách tính tỷ lệ sai sót trên một ngàn sản phẩm như họ đang sử dụng không còn hợp lý nữa. Vì vậy, họ đưa ra phương pháp tính trên một triệu sản phẩm. Allied Signal và General Electric đã hoàn thiện phương pháp này. Những doanh nghiệp nhận ra lợi ích lớn lao bằng việc tiết kiệm hàng tỷ đô la qua việc tăng độ thỏa mãn của khách hàng. Ngày nay, các dự án sáu Sigma không chỉ được sử dụng trong lĩnh vực sản xuất mà cả trong lĩnh vực dịch vụ.
Mô hình sáu Sigma cho thấy việc tập trung vào giảm biến thiên sẽ giải quyết được các vấn đề quy trình và kinh doanh. Bằng việc sử dụng một bộ công cụ thống kê để nắm được sự thay đổi của một quy trình, nhà quản lý có thể bắt đầu tiên lượng kết quả mong muốn của quy trình. Nếu kết quả không đáp ứng được những công cụ thống kê khác có thể được sừ dụng để hiểu rõ hơn những yếu tố ảnh hưởng đến quy trình.
2. Sử dụng khi nào
Sáu Sigma được dùng để cải tiến hiệu quả hoạt động của một công ty thông qua việc xác định và giải quyết những sai sót và thiếu hụt của nó. Dự án sáu Sigma giúp đạt được các kết quả tài chính tốt hơn qua nâng cao chất lượng và sự ổn định trong sản xuất. Mỗi dự án sáu Sigma đều tập trung vào cải thiện tài chính và tiết kiệm chi phí. Lý thuyết sáu Sigma cho rằng quản lý cấp cao không nên cho phép thực hiện một dự án không đạt được mục tiêu tiết kiệm chi phí ở mức ít nhất là 175.000 đô la.
Sáu Sigma là phương pháp được áp dụng từ trên xuống, theo đó các nhà quản lý trao đổi về mục tiêu của từng dự án và kiểm soát chúng. Nhân viên tiến hành các dự án theo một phương thức có cơ cấu chặt chẽ, … Họ đóng một trong số các vai trò sau:
- Lãnh đạo đứng đầu: giám đốc điều hành hoặc những thành viên thuộc nhóm các nhà quản lý chủ chốt có hiểu biết rõ ràng về các dự án sáu Sigma.
- Chuyên gia cao cấp: các nhà tư vấn nội bộ, đóng vai trò đào tạo các chuyên gia chính và hỗ trợ các dự án sáu Sigma.
- Chuyên gia chính: những người đứng đầu dự án, thực hiện việc quản lý toàn bộ dự án.
- Chuyên gia: những người đứng đầu dự án, thực hiện việc quản lý toàn bộ dự án.
- Chuyên gia: những người lãnh đạo quản lý một phần của dự án, họ chính là những người thực hiện.
- Thành viên dự án: mỗi chuyên gia có một nhóm thành viên. Những nhân viên này được đào tạo các kỹ năng của sáu Sigma.
Cấu trúc của dự án sáu Sigma là riêng biệt đối với từng tổ chức. Tuy nhiên, những yêu cầu chung để đảm bảo việc thực hiện thành công dự án được xác định như sau:
- Hiểu biết đúng các công cụ và kỹ thuật thống kê;
- Dành đủ nguồn lực cho giai đạon xác lập dự án;
- Dành đủ nguồn lực cho giai đoạn thực hiện;
- Quản lý hiệu quả và cam kết rõ ràng;
- Tiến hành những thay đổi về văn hóa trước khi thực hiện;
- Lên kế hoạch thông tin hiệu quả;
- Đào tạo đầy đủ các nhóm cải tiến;
- Có các chuyên gia chính có khả năng hỗ trợ thực hiện.
3. Sử dụng như thế nào
Mô hình sáu Sigma gồm năm bước: xác định (Define), đo lường (Measure), phân tích (Analyse), cải tiến (Improve) và kiểm sao1t (Control), thường được gọi là DMAIC.
Bước 1: Xác định
Trước tiên, cần lựa chọn các quy trình cần phải cải tiến và các mục tiêu cần cải thiện (SMART).
Bước 2: Đo lường
Sau bước xác định, các dữ liệu cần được thu thập nhằm đánh giá hiệu quả của quy trình hiện tại để so sánh với tương lai.
Bước 3: Phân tích
Bước này xác định sự khác biệt giữa tình trạng hiện thời và tình trạng mong muốn.
Bước 4: Cải tiến
Quy trình được tối ưu hóa dựa trên các phân tích trên.
Bước 5: Kiểm soát
Những quy trình mới đã được cải tiến cần được kiểm soát và đưa vào chính thức.
4. Kết luận
Mô hình sáu Sigma bao gồm cả kỹ năng cứng và mềm. Những kỹ năng cứng gồm cách tiếp cận có cấu trúc và theo hướng nhằm giải quyết vấn đề, các công cụ kiểm soát quy trình thống kê (áp dụng khi sử dụng phương pháp DMAIC) và các kỹ năng quản lý dự án. Những kỹ năng mềm bao gồm quản lý con người, thúc đẩy sự sáng tạo và nâng cao trình độ.
Phương pháp so chuẩn được sử dụng trong các dự án sáu Sigma. Các đặc tính quan trọng của sản phẩm, khách hàng, quy trình nội tại và hệ thống sản xuất được so sánh với các sản phẩm và quy trình của đối thủ cạnh tranh. Điều này rất hữu ích đối với quản lý thiên về tài chính, bởi so sánh ở cấp độ quy trình sẽ khiến việc sử dụng các kỹ năng sáu Sigma khả thi hơn.
Trong các dự án sáu Sigma, điều quan trọng là cần có tầm nhìn và nhiệt huyết. Nhưng yêu cầu cho thành công của dự án là cần có hạn tầng rõ ràng trong đào tạo, hỗ trở và phối hợp dự án.
5. Tài liệu tham khảo
Breyfogle III, F.W (2003) – Implementing Six Sigma: Smarter solutions using statistical methods. Hoboken, NJ: John Wiley & Sons.