1. Tổng quan
Kaizen hiểu theo nghĩa đen là thay đổi (kai) để trở nên tốt (zen). Các yếu tố chính của Kaizen bao gồm: chất lượng, nỗ lực, sự sẵn sàng thay đổi và trao đổi thôn tin. Nhà Gemba, nền móng của Kaizen có năm yếu tố chính:
- Làm việc nhóm;
- Kỷ luật cá nhân;
- Tinh thần đã được cải thiện;
- Các chu trình chất lượng; và
- Gợi ý cải tiến.
Dựa trên nền tảng này, Kaizen tập trung vào việc loại bỏ muda (lãng phí và thiếu hiệu quả), vào khung 5-S dành cho quản lý nội bộ và chuẩn hóa.
2. Sử dụng khi nào
Kaizen có thể được sử dụng để giải quyết một số loại vấn đề: quy trình thiếu hiệu quả, vấn đề chất lượng, hàng tồn kho lớn, vấn đề trong giao hàng và thời gian sản xuất. Người lao động được động viên để đưa ra đề xuất cho những cải thiện lớn nhỏ trong buổi gặp mặt hàng tuần (những buổi Kaizen). Kaizen đề xuất loại muda (lãng phí và thiếu hiệu quả) trước tiên.
Các loại lãng phí bao gồm:
- Những sản phẩm lỗi. Những khiếm khuyết về chất lượng khiến khách hàng không chấp nhận sản phẩm đã làm. Những cố gắng bị lãng phí khi tạo ra những sản phẩm lỗi. Một quy trình quản lý lãng phí mới cần được bổ sung nhằm tận dụng vài giá trị của những sản phẩm không mong muốn này.
- Sản xuất dư thừa. Sự sản xuất hay tiêu dùng vật chất trước khi thực sự cần thiết. Đây là sự lãng phí nguy hiểm nhất của công ty, bởi vì nó che giấu những vấn đề trong sản xuất. Các sản phẩm dư thừa phải được lưu trữ, quản lý và bảo vệ.
- Vận tải. Mỗi khi sản phẩm được vận chuyển, nó phải chịu nguy cơ bị hủy hoại, thất lạc, trì hoãn, … cũng như một chi phí không tạo ra giá trị gai tăng. Vận chuyển góp phần vào việc biến sản phẩm thành thứ mà khách hàng sẵn sàng mua.
- Chờ đợi. Đề cập đến thời gian công nhân chờ đợi các nguồn lực, việc xếp hàng chờ tiêu thụ hết sản phẩm, cũng như phần vốn dành cho hàng hóa và dịch vụ chưa được chuyển đến cho khách hàng. Thường phải có những quy trình quản lý sự chờ đợi này.
- Dư thừa hàng tồn kho. Bất kể là dưới dạng nguyên liệu thô, bán thành phẩm hay thành phẩm, dư thừa hàng tốn kho tương ứng với chi phí vốn chưa tạo ra được lợi tức cho cả người sản xuất và khách hàng. Nếu một trong ba yếu tố trên không được xử lý tích cực để tạo ra giá trị, nó sẽ trở nên lãng phí.
- Sư vận động. Ngược lại với vận tải, vận động muốn nói tới công nhân hay trang thiết bị, tương ứng với thiệt hại, hao mòn và an toàn. Nó cũng bao gồm tài sản cố định và những chi phí xuất hiện trong quá trình sản xuất.
- Sản xuất vượt quá. Sử dụng nguồn lực đắt đỏ và giá trị hơn yêu cầu của công việc, hay thêm vào những chi tiết thiết kế khách hàng không cần. Có một vấn đề với yếu tố này. Mọi người có thể cần thiết thực hiện những công việc vượt quá tiêu chuẩn chất lượng yêu cầu để đảm bảo năng lực. Chi phí đào tạo này có thể được dùng để bù đắp cho sự lãng phí khi sản xuất vượt quá.
Sau khi giảm thiểu sự lãng phí, việc quản lý nội bộ hiệu quả được đề ra dựa trên phương thức 5-S bao gồm:
- Seiri – Sự ngăn nắp. Phân loại những gì cần cho công việc và những gì không. Điều này làm công việc đơn giản hơn.
- Seiton – Sự thứ tự. Có thể tăng hiệu quả bằng việc sắp xếp có chủ ý vị trí của các nguyên liệu, trang thiết bị, hồ sơ, …
- Seiso – Sự sạch sẽ. Mọi người nên giúp giữ mọi thứ sạch sẽ, ngăn nắp, gọn gàng và ưa nhìn.
- Seiketsu – Việc dọn dẹp được chuẩn hóa. Quy tắc và thể chế hóa của việc giữ mọi thứ sạch sẽ và gọn gàng, như một phần cùa quản lý thị giác là một phương thức hiệu quả để cải thiện không ngừng.
- Shitsuke – Sự kỷ luật. Trách nhiệm cá nhân trong việc làm theo bốn theo S trên có thể tạo thành hay phá vỡ thành công của việc quản lý.
Phần cuối cùng của ngôi nhà Gemba là chuẩn hóa. Sự chuẩn hóa việc thực hiện và thể chế hóa năm chữ S sẽ tạo điều kiện cho mọi người trong tổ chức, gồm cả những người mới liên tục cải thiện. Quản lý cấp cao có vai trò quan trọng trong việc giữ gìn và hành động để Kaizen, phương pháp 5-S và việc chuẩn hóa công việc được thực hiện và phối hợp rộng khắp.
Việc thực hiện chính xác khái niệm Kaizen sẽ đem đến:
- Năng suất được tăng thêm;
- Chất lượng được cải thiện;
- An toàn hơn;
- Chuyển hàng nhanh hơn;
- Chi phí thấp hơn;
- Khách hàng hài lòng hơn; và
- Tinh thần làm việc của nhân viên được cải thiện và tăng thêm thỏa mãn với công việc.
3. Sử dụng như thế nào
Các bước sau nên được thực hiện trong các sự kiện Kaizen:
- Xác định vấn đề và mục tiêu của sự kiện,
- Phân tích thực tế,
- Đề xuất những giải pháp khả thi,
- Lên kế hoạch cho giải pháp,
- Thực hiện giải pháp,
- Kiểm tra và đảm bảo giải pháp,
Việc giải pháp được kiểm tra và đảm bảo rất quan trọng. Trong bước cuối cùng của một sự kiện Kaizen, mọi người bắt đầu tìm kiếm những cơ hội cho các sự kiện Kaizen mới, điều này có thể ngăn trở quá trình đưa những tiến bộ này vào hoạt động thực tiễn.
4. Kết luận
Triết lý Kaizen phối hợp tốt với tốc độ thay đổi ở cấp độ hoạt động trong tổ chức. Khả năng duy trì những tiến bộ đã được đề xuất và thực hiện bởi mọi người tại nơi làm việc có lẽ là luận điểm mạnh mẽ nhất của Kaizen. Sự đơn giản tuyêt đối của nó khiến việc thực hiện dễ dàng, mặc dù một vài nền văn hóa không thể tiếp nhận một mức độ kỷ luật cá nhân cao như người Nhật có thể làm.
Kaizen có nhiều khả năng trong những tình huống thay đổi từ từ hơn trong những tình huống thay đổi đột ngột. Một nền văn hóa tập trung vào những thành công ngắn hạn hay đột phá không phải môi trường lý tưởng cho Kaizen. Sự hợp tác và kỷ luật lan rộng ở khắp mọi nơi của tổ chức là yếu tố than chốt cho thành công của tổ chức đó.
5. Tài liệu tham khảo
Lmai, M. (1997) Gemba Kaizen: A commonsense, low-cost approach to management. London: McGraw Hill.