1. Tổng quan
Sản xuất tin gọn tập trung vào việc gia tăng giá trị cho khác hàng và giảm thiểu các bước không tạo thêm giá trị (lãng phí). Sơ đồ hóa dòng giá trị được sử dụng trong những môi trường tinh gọn để lập ra và phân tích cả các hoạt động gia tăng và không gia tăng gí trị, và các bước trong những dòng thông tin và các quy trình. Nó hình dung các hoạt động tăng thêm giá trị cho khách hàng và các hoạt động không tạo nên điều đó. Do các cấu trúc cố định của nó, mô hình thường có khả năng tìm ra tiềm năng cải thiện đáng kể và tương ứng với những hoạt động cải thiện.
2. Sử dụng khi nào
Sơ đồ hóa dòng giá trị thường được sử dụng trong những môi trường tinh gọn để xác định các cơ hội nhằm cải thiện thời gian sản xuất cũng như xác định việc tiết kiệm, lãng phí nguyên liệu và các hoạt động không gia tăng giá trị khác. Sơ đồ hóa các quy trình liên quan đến việc tạo ra một biểu đồ trong đó các quá trình, các luồng nguyên vật liệu và thông tin, cùng tất cả các dữ liệu quan trọng khác (như mức tồn kho, các lần xử lý và kích thước lô) được minh họa với sự giúp đỡ của các khung chương trình được chuẩn hóa cùng những biểu tượng.
Bản đồ này là điểm khởi đầu cho việc thiết kế một dòng giá trị mong muốn trong tương lai thật tinh gọn.
3. Sử dụng như thế nào
Giai đoạn đầu tiên của sơ đồ hóa dòng giá trị là lập sơ đồ hiện trạng. Phân tích tình trạng hiện tại của các dòng nguyên liệu cho thông tin về các hoạt động mang lại và không mang lại giá trị giá tăng. Ví dụ: thời gian vận hành máy, những khoảng trống không cần thiết, lượng sản phẩm phải làm lại, thời gian di chuyển và sự thiếu hiệu quả.
Trong giai đoạn hai, thông từ sơ đồ hiện trạng được sử dụng để chuẩn bị sơ đồ mong muốn trong tương lai, trong đó loại bỏ lãng phí và giảm thiểu các hoạt động không tạo ra giá trị. Những câu hỏi cần được trả lời trong suốt quá trình này là:
- Thời gian cần thiết là gì? Thời gian mong muốn giữa các đơn vị của sản lượng sản xuất, khớp với nhu cầu của khách hàng?
- Có thể đưa ra các dòng liên tục hay không?
- Sản xuất có thể được kiểm soát bằng hệ thống sản xuất theo đơn đặt hàng hay không?
Một điều quan trọng cần ghi nhớ trong giai đoạn này là nhu cầu chỉnh sửa hệ thống sản xuất để đáp ứng nhu cầu của khách hàng, trong khi giữ các quy trình linh hoạt.
Giai đoạn thứ ba và quan trọng nhất là tiến hành các hoạt động nhằm thay đổi quy trình sản xuất từ trạng thái hiện tại sang gần giống nhất với trạng thái mong muốn. Tại đó, quá trình có thể bắt đầu lại từ đầu.
Một kế hoạch khôn ngoan có thể như sau:
1 – Xác định (nhóm) sản phẩm nào hoặc (nhóm) dịch vụ nào cần được phân tích. Tạo ra một đội những người quản lý các quá trình và nhân viên có liên quan đến các bước khác nhau trong cả quy trình.
2 – Phân tích hiện trạng và chuyển sang một kế hoạch sản xuất chung.
3 – Thu thập các dữ liệu hỗ trợ cho kế hoạch sản xuất. Ví dụ: lượng nguyên vật liệu, thời gian nạp nguyên vật liệu, số nhân viên.
4 – Thiết lập quá trình lý tưởng dựa trên những nhu cầu của khách hàng. Trong bước này, sử dụng các thông số như công việc tối thiểu trong quá trình, các lần cài đặt ngắn và danh sách những cải thiện cần đạt tới ở trạng thái lý tưởng trong tương lai.
5 – Xác định một kế hoạch hành động để nhận biết những sự cải thiện cần đạt được trong tương lai. Kế hoạch này cần bao gồm quyền ưu tiên cho những sự cải thiện khác nhau: các hành động cần được nhân đôi cho các cá nhân, một thời gian biểu rõ ràng và sự tham gia của các nhà tài trợ.
6 – Kiểm soát quá trình và bắt đầu lạ từ bước 1.
4. Kết luận
Sơ đồ hóa dòng giá trị không chỉ là cắt giảm sự lãng phí mà còn là cắt giảm sự thất thường và định mức hóa việc sử dụng trang thiết bị. Mục tiêu cốt lõi của mô hình này là sản xuất chính xác thứ khách hàng cần. Do đó, nhu cầu và mong muốn của khách hàng phải được xem xét và cân nhắc trước nhất.
Dữ liệu cần thiết cho phân tích sơ đồ hóa dòng giá trị không phải lúc nào cũng được thể hiện hay có sẵn, có thể do dữ liệu không được thu thập có hệ thống, hoặc do lần đầu tiên quá trình quản lý được phân tích theo cách này. Hệ quả là việc phân tích sẽ tốn nhiều thời gian hơn vì phải tiến hành thêm các hoạt động thu thập dữ liệu.
Một điều kiện quan trọng nữa là mọi người đều phải tôn trọng phương pháp làm việc đã được thống nhất, để cho việc thiết kế quy trình lý tưởng tạo ra kết quả mong muốn. Việc này nghe có vẻ đơn giản nhưng những vấn đề trong thực tế sẽ nảy sinh do mọi người vẫn có tự do nhất định trong khi thực hiện các hoạt động của mình. Lựa chọn giờ đây đương nhiên không được phép. Sáng kiến sẽ được tập hợp thành luồng khác nhau. Thay vì cải tiến bằng việc sử dụng phương pháp làm việc hiện có, một người sẽ phải nghĩ đến việc làm cách nào để các phương pháp làm việc hiện tại tiếp tục được cải thiện.
Xác định tình trạng mong muốn trong tương lai là bước khởi đầu quan trọng cho những cải thiện. Kế hoạch hành động là điều kiện cần để bắt đầu việc ứng dụng các cải thiện. Tuy nhiên, tình trạng mới thường đòi hỏi các quy định mới, và đôi khi cà cách hành xử mới. Nếu hai yếu tố này không được xem xét thật cẩn thận trong kế hoạch hành động và cả trong ứng dụng sẽ có rủi ro quay trở lại tình trạng cũ. Việc tạo ra các sơ đồ hiện trạng và tình trạng trong tương lai là một sự lãng phí về thời gian trừ khi các hành động cần thiết tiếp theo được tiến hành.
5. Tài liệu tham khảo
Rother, M. and Shook, J. (2003) – Learning to See: Value stream maaping to add value and eliminate muda. Cambridge, MA.