Lý do bị loại bỏ: “Tôi lại quên làm nó rồi”
Chúng ta, ai cũng đều có những việc nhỏ nhặt chỉ cần vài phút để hoàn thành, nhưng chúng ta thường hay lãng quên khi đang đầu tắt mặt tối. Chúng trái ngược với một dự án hay một quá trình; chúng là những hành động đơn lẻ nhưng rất quan trọng và cần được hoàn thành đều đặn. Chúng ta thường rất dễ quên những nhiệm vụ nhỏ nhặt này, trừ khi chúng ta tạo dựng được một thói quen thực hiện chúng hằng ngày. Một giải pháp đơn giản đó là hãy ghép những việc nhỏ nhặt này lại với nhau.
Ghép cũng tương tự như việc tạo ra danh mục những bước cần làm như chúng ta vừa thảo luận. Điểm khác nhau là bạn sử dụng những ám hiệu hành động về thời gian hoặc không gian làm lời nhắc nhở hoàn thành chúng.
Ví dụ, tôi ghép hàng loạt những công việc quan trọng thường xuyên thực hiện vào buổi sáng lại với nhau. Trên thực tế, nó hoạt động như một quy trình nhiều bước trong đó, tôi sẽ có một chuỗi hành động, từ việc thức dậy cho đến khi ngồi vào bàn làm việc, trước máy vi tính, sẵn sàng bắt đầu thói quen viết lách của mình:
- Thức dậy vào khoảng 6h30 – 7h30 sáng.
- Vệ sinh cá nhân.
- Quay trở lại phòng ngủ và dọn giường.
- Thay quần áo.
- Vào bếp, uống một ly nước chanh lạnh.
- Chuẩn bị bữa sáng và vitamin.
- Vào phòng làm việc bật máy tính
- Trong khi chờ máy tính khởi động, rà soát lại mục tiêu của mình và ăn sáng.
- Uống vitamin.
- Cập nhật việc theo dõi thói quen từ đêm qua.
- Bắt đầu ngày mới bằng việc viết lách trong một hoặc hai tiếng.
Công nhận việc lập những việc hằng ngày này thành một danh sách thì cũng hơi kỳ quặc, nhưng tôi nhận thấy những việc nhỏ sẽ được ghi nhớ rất dễ dàng khi ghép chúng lại với nhau thành một quy trình. Hơn nữa, việc làm này tạo ra một loạt “thắng lợi nho nhỏ”, vì vậy, đến thời điểm tôi bắt đầu viết thì tôi đã cảm thấy tràn đầy năng lượng rồi và sẵn sàng viết ra những câu chuyện tinh tế.
Một ứng dụng khác của thói quen này là tạo ra một chiến lược khóa thời gian giống như thủ thuật Pomodoro. Chúng ta đều có những việc na ná nhau, nhưng đòi hỏi những kiểu hành động khác nhau. Chúng ta không nhứt thiết phải dành toàn bộ thời gian cho chúng. Một giải pháp đơn giản hơn là ghép chúng lại với nhau thành một quy trình nhiều bước. Ví dụ, ngày nào tôi cũng làm theo “quy trình giao tiếp” sau:
- Xem qua mọi tài khoản e-mail và giải quyết từng tin nhắn một.
- Xếp lịch cho các công việc và cuộc gặp phát sinh từ email.
- Trả lời ý kiến trên hai trang blog của tôi.
- Vào mạng xã hội, trả lời mọi tin nhắn trực tiếp, tạo ra những mẩu nội dung thú vị và tương tác với những người khác.
- Kiểm tra tài khoản Elance để trả lời những dự án hiện tại đang thuê ngoài.
Phương thức ghép những hoạt động nhỏ có một số hiệu ứng tích cực. Đầu tiên, bạn sẽ hoàn thành được những công việc nhỏ cần được thực hiện hằng ngày. Tiếp đó, bạn sẽ không bị lãng phí thời gian nhờ quản lý thời gian một cách chặt chẽ. Cuối cùng, bạn sẽ có nhiều thời gian rảnh rỗi hơn để dành cho những dựa án giúp bạn đạt được 80% thành quả.
Áp dụng thói quen
Một lần nữa, cách tốt nhất để áp dụng thói quen là luôn nghĩ đến việc dùng quy trình đối với những việc làm hằng ngày, nhỏ nhặt, nhưng quan trọng. Dưới đây là cách để làm được điều đó.
- Xác định những công việc nhỏ tương đồng về hành động và kết quả.
- Nhóm chúng lại một cách logic.
- Tạo ra một quy trình chi tiết từng bước và thêm nó vào sổ tay ghi nhớ.
- Mỗi ngày hãy dành thời gian để thực hiện thói quen này.
Xử lý công việc theo từng nhóm là một cách tuyệt vời để hoàn thành nhanh mà không bị chệch hướng. Nhờ tạo ra quy trình, sự trì hoãn sẽ không còn nữa. Bạn sẽ không phải suy nghĩ xem tiếp theo cần làm gì – mà chỉ cần đơn giản làm theo những gì đã được viết trong danh sách mà thôi.