Lý do bị loại trừ: “Tôi cần làm … trước”
Đôi khi, chúng ta dễ trì hoãn những công việc mà chúng ta đã từng làm cả trăm lần. Điều này thường xảy ra khi chúng ta thiếu một quy trình rõ ràng. Để khắc phục điều này, bạn hãy tạo ra một hệ thống trong mọi công việc mà cần nhiều bước thực hiện.
McDonald’s là một ví dụ điển hình. Họ làm ra những chiếc bánh hamburger dở tệ, và chất lượng những loại thức ăn khác của họ cũng không khá khẩm gì hơn. Nhưng McDonald’s vẫn trở thành một đế chế đồ ăn nhanh, bởi họ tuân theo một hệ thống trong mọi hoạt động của họ. Họ có quy trình chế biến khoai tây chiên, có quy trình làm hamburger và có quy trình giao tận nhà. Họ còn có cả một hệ thống dọn vệ sinh nữa.
Tại McDonald’s, không có việc gì phải giải thích – họ đưa ra những hướng dẫn chi tiết (nhưng rất dễ làm theo) cho từng nhân viên. Tất cả những gì nhân viên phải làm là thực hiện tuần tự danh sách những bước cần làm đó.
Ngay cả nếu bạn không ưa gì thức ăn của họ, bạn cũng có thể học rất nhiều điều từ họ. Nếu làm công việc nào đó một cách thường xuyên, thì bạn nên lập cho nó một danh sách những bước cần làm.
Việc hệ thống hóa một quá trình rất đơn giản. hãy dành ra một vài tiếng trong ngày và phân tích những gì bạn thường làm trong một tuần. Hãy tìm ra những công việc cần tiến hành trong nhiều bước. Một kgi bạn đã xác định được mọi quá trình của mình, hãy đưa chúng vào những hệ thống từng bước chi tiết cụ thể. Điều này tương tự như việc tạo ra một danh sách dự án (APH.5) trong đó, mỗi mục đều là một hành động riêng rẽ.
Theo ý kiến của tôi, bạn hãy áp dụng điều này cho mọi lĩnh vực trong cuộc sống của bạn – bao gồm những nghĩa vụ cá nhân như tài chính, việc nhà, đóng hành lý để đi du lịch hoặc lên kế hoạch cho bữa tiệc sắp tới. Bằng cách tạo ra một hệ thống dùng một lần, bạn sẽ có một bản kế hoạch chi tiết có thể tái sử dụng bất kỳ khi nào bạn cần làm nhiệm vụ đó.
Ví dụ:
Giả sử bạn được yêu cầu mỗi tuần phải dành 15 phút để chỉ đạo dự án. Thay vì làm qua loa, bạn nên tạo ra một danh sách những bước cần được hoàn thành:
- Vạch ra một cái nhìn sơ bộ về những vấn đề cần chỉ đạo.
- Nói chuyện với những thành viên trong nhóm về những khó khăn và trở ngại hiện tại của họ.
- Thu thập những dữ liệu, số liệu và thống kê có liên quan.
- Sắp xếp thông tin một cách logic.
- Thảo ra một bài trình bày nháp.
- Thu nhận phản hồi từ các thành viên trong nhóm và hỏi xem họ cần gì.
- Trước khi viết bản thuyết trình cuối cùng, hãy viết thêm 2 hoặc 3 bản nháp.
- Luyện tập diễn thuyết một cách nhuần nhuyễn cho đến khi bạn cảm thấy thoải mái với bài thuyết trình đó.
- Thuyết trình.
Bạn thấy có hiệu quả không? Hãy luôn tạo ra một quy trình cho mọi thứ bạn làm nhé.
Áp dụng thói quen
Không khó để tạo ra các danh sách những bước cần làm cho mọi quy trình hàng ngày. Thực ra, bạn có thể lập ra nó bằng cách phát triển một thói quen tương tự như việc xác định một dự án:
- Mua một quyển sổ ghi chú.
- Dành mỗi trang cho từng quy trình.
- Viết ra những bước cần hoàn thành.
- Làm theo từng bước trong danh sách này mỗi khi bạn làm công việc đó.
- Tìm cách cập nhật và cải thiện quy trình này.
Với nhiều người, việc tạo ra một danh sách những bước cần làm có vẻ như chỉ làm công việc nặng thêm. Thay vì khắc phục vấn đề, có khi nó còn khiến bạn trì hoãn hơn. Tuy nhiên với tôi, nó thực sự là một công việc quan trọng và cần thiết. Khi đã có được một danh sách những bước cần làm rồi thì mọi nhiệm vụ đều trở nên quá ư đơn giản. bạn không cần phải đoán xem cần làm gì nữa mà chỉ cần làm theo từng bước trong danh sách thôi.