Lý do loại bỏ: “Tôi lại quên làm nó mất rồi”
Những nhiệm vụ luôn bị lãng quên khi bạn không có một hệ thống tổ chức hữu hiệu. Mặc dù chúng ta đã nói về tầm quan trọng của cơ chế nắm bắt ý tưởng, nhưng ghi lại ý tưởng là một chuyện, còn nhớ thực hiện nó lại là chuyện khác. Một giải pháp đơn giản để ghi nhớ mọi thứ là phát triển thói quen “43 thư mục”.
Nói ngắn gọn, 43 thư mục đưa ra một cách tiếp cận mang tính hệ thống để theo dõi những ý tưởng. Bước đầu tiên, bạn sắp xếp một ngăn kéo thành 12 thư mục chính cho từng tháng. Sau đó, bạn thêm vào 31 thư mục thể hiện cho số ngày tối đa trong một tháng. Bạn đã có tổng cộng 43 thư mục. 31 thư mục đó được đặt theo thứ tự, ngay phía sau tháng hiện tại, và sau đó, 11 tháng còn lại được đặt phía sau những ngày này.
Trong quá trình đánh giá hằng tuần hoặc hằng tháng, bạn sẽ đặt những nhắc nhở để theo dõi một số nhiệm vụ/ dự án vào một ngày cụ thể. Sau đó, điều duy nhất bạn cần phải làm đó là tạo thói quen kiểm tra 43 thư mục đó mỗi ngày và thực hiện với từng nhiệm vụ.
Áp dụng thói quen
Việc phát triển thói quen kiểm tra 43 thư mục đòi hỏi mất một vài phí tổn, nhưng nó là một sự đầu tư có giá trị giúp bạn không bao giờ quên thực hiện những công việc quan trọng. Sau đây là cách để bắt đầu thói quen này:
- Dành một phần diện tích trong nhà để xử lý giấy tờ và nhiệm vụ.
- Mua một ngăn kéo dự trữ đơn giản với 50 thư mục sò sẵn nhãn tên.
- Đặt mọi công việc hoặc ý tưởng vào giữa.
- Đánh giá những mục đó như một phần đánh giá hằng tuần.
- Xếp lịch theo tháng/ ngày để lướt qua những dự án hoặc nhiệm vụ tiềm năng.
- Lặp lại ho đến khi làm hết đống giấy tờ này.
- tạo ra lời nhắc nhở hàng ngày để hoàn thành thư mục dành cho ngày hôm đó.
Thói quen kiểm tra 43 thư mục cung cấp một cơ thế đơn giản giúp bạn không bao giờ bỏ lỡ bất kỳ ý tưởng nào. Khi tạo ra một lời nhắc nhở theo dõi công việc, tâm trí bạn sẽ không bị những ý tưởng ngẫu nhiên chiếm choáng. Thay vào đó, bạn sẽ được toàn tâm toàn ý thực hiện những nhiệm vụ và dự án hiện tại.