1. Tổng quan
Chu kỳ sáng tân là một mô hình cho việc phân tích một cách hiệu quả và quản lý thành công liên tục vòng đời của một hoạt động sáng tấn mới. Sáng tân – ở đây là tạo ra sản phẩm, quy trình hay dịch vụ mới – là một quá trình thiết yếu nhằm tạo ra một lợi thế cạnh trnh (lâu dài). Tuy nhiên, các quy trình sáng tân thường phức tạp và không dễ kiểm soát.
Mô hình này đã xác định giai đoạn nào là giai đoạn quan trọng nhất và cần được nhà quản lý tập trung quan tâm nhất trong chu kỳ sống của một hoạt động sáng tân.
Việc tạo ra sản phẩm, quy trình hay dịch vụ mới là thách thức chủ yếu đối với nhà quản lý. Chu kỳ sáng tân xác định ba giai đoạn chính cần thiết để quản lý chu kỳ sáng tân thành công: khởi tạo, thực hiện và vốn hóa.
1 – Giai đoạn khởi tạo
“Hạt giống” của sản phẩm, quy trình hay dịch vụ mới được khám phá và sắp xếp trong giai đoạn khởi tạo. Giai đoạn này bao gồm ba bước: ghi nhận yếu tố kích thích, khởi tạo ý tưởng và quy trình khởi tạo chức nang (Function Creation Process – FCP)
- Ghi nhận yếu tố kích thích – ở bước này, các yếu tố kích thích bên ngoài khởi xướng quá trình sáng tân được phân biệt và làm rõ. Ví dụ về các yếu tố này: tăng trưởng bị thuyên giảm, thương hiệu bị suy yếu, độ thỏa mãn của khách hàng suy giảm hay sự phát triển của các công nghệ mới (hoặc của những lĩnh vực tri thức khác).
- Khởi tạo ý tưởng – ở bước này, việc xuất hiện các ý tưởng là trọng tâm. Các yếu tố kích thích khởi xướng cho việc tạo ra ý tưởng (sản phẩm) mới. Khởi tạo ý tưởng có thể được kích thích ở một môi trường sáng tạo trong đó sự đa dạng và khám phá đứng ở vị trí trung tâm cùng với sự lộn xộn và năng lượng là những yếu tố định hướng chính. Ví dụ, các buổi vận dụng trí não kích thích cách tư duy vượt giới hạn “bên ngoài chiếc hộp” có thể đem lại (nhiều) những ý tưởng mới. Những ý tưởng mới tốt nhất sẽ được lựa chọn và chuyển sang bước tiếp theo. Trong suốt quá trình này, cần hướng sự tập trung vào nhu cầu của khách hàng. Tạo ra giá trị (mới) cho khách hàng là mục tiêu cuối cùng. Có thể nhận ra giá trị khách hàng bằng cách xác định phần thưởng, rủi ro (công nghệ và thị trường) và nguồn lực (đầu tư).
- Quy trình khởi tạo chức năng (FCP) – ở bước này, các ý tưởng được biến đổi thành các chức năng có thể thực hiện. Thêm vào đó, rủi ro được nhận diện, vì vậy có thể được kiểm soát. Các chức năng đã rõ ràng là lúc chuyển sang giai đoạn tiếp theo.
2 – Giai đoạn thực hiện
Trong giai đoạn này, sản phẩm, quy trình hay dịch vụ mới được phát triển sâu hơn. Việc ra mắt thị trường được chuẩn bị và thực hiện. Giai đoạn này chia làm hai bước: quy trình khởi tạo sản phẩm (Produrct Creation Process – PCP) và ra mắt thị trường.
- Quy trình khởi tạo sản phẩm (PCP) – trong quy trình PCP, sản phẩm và hoặc dịch vụ mới được phát triển từ các đặc tính đã được tạo ra trong giai đoạn FCP. Ở bước này, sản phẩm được kiểm nghiệm, ví dụ như việc phát triển một sản phẩm mẫu và cho hoạt động thử.
- Ra mắt thị trường – ở bước này, tất cả các vấn đề liên quan tới việc ra mắt thị trường được kiểm soát. Nó cũng bao hàm cả việc chuẩn bị co giai đoạn tiếp theo (ORP).
3 – Giai đoạn vốn hóa
Trong giai đoạn cuối này, việc thương mại hóa sản phẩm, quy trình hay dịch vụ mới được quản lý. Giai đoạn này giải quyết việc làm thế nào để tạo ra giá trị (tiền) cho công ty từ (những) sáng tân mới thực hiện. Nó được chia làm ba bước trong đó văn hóa tác nghiệp xuất sắc lá yếu tố then chốt: quy trình nhận biết đặt hàng (Order Realisation Process) – ORP), quy trình nhận biết dịch vụ (Service Realisation Process – SRP) và sử dụng.
- Quy trình nhận biết đặt hàng (ORP) – ở bước này, việc quản lý lưu lượng giao nhận sản phẩm liên tục và tuần hoàn được thực thi. Quy trình liên quan tới việc quản lý giao vận và sản xuất sản phẩm mới. Tích hợp với hệ thống giao vận và sản xuất của các sản phẩm hiện có là yếu tố quyết định trong việc tạo ra sự hiệp lực và lợi thế quy mô.
- Quy trình nhận biết dịch vụ (SRP) – ở bước này, việc quản lý cung cấp các dịch vụ (bổ sung) được thực hiện. Các dịch vụ mới phải được tích hợp vào quy trình dịch vụ hiện có.
- Sử dụng – bước cuối cùng của chu kỳ sáng tân liên quan tới việc quản lý nguồn thu từ sản phẩm mới. Nó bao gồm việc duy trì liên tục lợi nhuận biên của sản phẩm. Giảm chi phí sản xuất và điều chỉnh nhỏ về sản phẩm là các cách duy trì lợi nhuận biên. Giai đoạn này kết thúc khi vòng đời của sản phẩm kết thúc.
2. Sử dụng khi nào
Chu kỳ sáng tân có thể được sử dụng để quản lý các vòng đời của nhiều loại hình sáng tân khác nhau mà không bỏ qua những khía cạnh phù hợp của quá trình sáng tân. Vì quá trình sáng tân được chia thành nhiều giai đoạn liên tiếp, nhà quản lý có thể dễ dàng hướng sự chú ý vào đúng đối tượng trong suốt vòng đời của hoạt động sáng tân.
3. Sử dụng như thế nào
Ba giai đạon của chu kỳ sáng tân – khởi tạo, thực hiện và vốn hóa -cần được quản lý khác nhau. Trong giai đoạn khởi tạo, việc tìm kiếm ý tưởng mới đóng vai trò chủ đạo. Ở giai đoạn này, quản lý hướng về quản lý sáng tạo nhưng không giống như cách quản lý chương trình hay quản lý dự án vì các quy trình tìm kiếm không được định hướng bởi một mục tiêu rõ ràng. (Các mục tiêu rõ ràng là điều kiện tiên quyết trong quản lý chương trình và dự án). Dĩ nhiên là giai đoạn này có thể được quản lý bằng cách thực hiện các nghiên cứu song song để tìm ra các giải pháp khác nhau. Quá trình lặp đi lặp lại này kết thúc khi có một mức độ chắc chắn nhất định tìm ra được giải pháp hợp lý nhất.
Giai đoạn thực hiện có thể quản lý chặt chẽ hơn. Mục tiêu của giai đoạn này rõ ràng ngay từ đầu và bao gồm những chức năng khác nhau của sản phẩm, quy trình hay dịch vụ. Các nguồn lực cần thiết (chủ yếu là thời gian và tiền bạc), vì thế mà phần nào có thể định trước và kiểm soát được. Giai đoạn này có thể quản lý tốt bằng quản lý dự án.
Ở giai đoạn vốn hóa, sản phẩm, quy trình hay dịch vụ mới được tích hợp vào các hoạt động đang diễn ra và phù hợp với các chương trình phát triển văn hóa tác nghiệp xuất sắc.
4. Kết luận
Chu kỳ sáng tân là một công cụ phân tích cho việc quản lý quá trình sàng tân, cung cấp một cấu trúc giúp giám sát tính phức tạp vốn có của nó. Vài thập kỷ trở lại đây, đã có nhiều công cụ phân tích khác nhau được phát triển cho việc quản lý sản phẩm mới. Công cụ được biết đến nhiều nhất có lẽ là mô hình phát triển sản phẩm mới Stage Gate (Cooper, 1986). Mô hình Stage Gate và chu kỳ sáng tân là hai mô hình có thể tương xứng vì đều cung cấp cách tiếp cận trong việc quản lý các giai đoạn khác nhau của quá trình sáng tân.
Tuy nhiên, chu kỳ sáng tân khác với mô hình Stage Gate ở ai điểm. Thứ nhất, chu kỳ sáng tân hướng nhiều sự chú ý hơn vào giai đoạn vốn hóa. Như vậy, nhà quản lý không chỉ tập trung vào việc tạo ra sản phẩm mới mà còn vào việc tạo ra sản phẩm mới nào có lợi ích thương mại và có thể tích hợp được vào hạ tầng hoạt động hiện có. Thứ hai, chu kỳ sáng tân khác biệt bởi dạng thức của nó. Chu kỳ thể hiện một quá trình liên tục, nhấn mạnh rằng sáng tân không thể kết thúc vào cuối vòng đời sản phẩm. Sự kết thúc của một sản phẩm có thể kích thích mạnh mẽ cho các ý tưởng sản phẩm mới.
5. Tài liệu tham khảo
Cooper, R. C (1986) – Winning at new products. Reading, MA: Addison-Wesley.