1. Tổng quan
Phân tích căn nguyên (Root Cause Analysis – RCA) là một lớp các phương pháp giải quyết vấn đề nhằm xác định căn nguyên của các vấn đề và sự kiện. Nó dựa trên biểu đồ Ishikawa (biểu đồ xương cá hoặc biểu dồ nguyên nhân hệ quả) được đặt tên theo tác giả Ishikawa.
Biểu đồ Ishikawa chỉ ra nguyên nhân của một sự kiện cụ thể, lần đầu tiên sử dụng vào những năm 1960, và được xem là một trong bảy công cụ quản lý chất lượng cơ bản gồm: biểu đồ tần suất, biểu đồ Pareto, bảng kiểm tra, bảng kiểm soát, biểu đồ phát triển và biểu đồ phân bố.
Quy tắc này được sử dụng trong phân tích căn nguyên, cố gắng giải thích các biến thiên trong một quy trình cụ thể. Phân tích này thường được sử dụng trong giai đoạn đầu của dự án tái thiết lập quy trình kinh doanh (BPR) hoặc trong các chường trình quản lý chất lượng, ví dụ như mô hình EFQM. Vì vậy, mô hình này được xếp vào mô hình hoạt động.
2. Sử dụng khi nào
RCA được sử dụng để giải thích các biến thiên trong bất kỳ một quy trình nào (hoặc là kết quả của quy trình đó). Một lượng nhất định những biến thiên là bình thường và không nhất thiết gây ra những cản trở đáng kể. Tuy nhiên, những biến thiên không mong muốn có thể gây ra những thiệt hại hoặc mất mát nặng nề, sự đình trệ hoặc suy giảm năng suất, đặc biệt là nếu nó xảy ra ở những quy trình trọng yếu.
Bước đầu tiên cần làm là tìm ra nguyên nhân của sự biến thiên và xác định ảnh hưởng của nó. Nguyên nhân chính, thường là nguyên nhân rất dễ giải quyết, cần được xem xét đầu tiên. Các kỹ năng đặc biệt có giá trị trong việc phân tích những quy trình trọng yếu có thể gây ra những biến thiên không mong muốn.
3. Sử dụng như thế nào
RCA thường bắt đầu bằng việc tạo ra một đội dự án, bao gồm các giám đốc, nhà cung cấp, khách hàng và nhân viên. Tiếp theo, đội sẽ xác định vấn đề và quyết định xem biến thiên nào gây ra rối loạn nghiêm trọng nhất trong hệ thống đang xem xét. Sau đó, đội vạch ra sơ đồ quy trình và xác định những vấn đề có thể gây ra biến thiên trong giai đoạn tập hợp dữ liệu chứng cứ.
Tiếp đến, việc xác định những vấn đề có thể góp phần tạo ra rắc rối và tìm ra căn nguyên của chúng. Tuy nhiên, nguyên nhân cơ bản nhất có thể không được tìm thấy ngay, trong trường đó, kỹ năng tư duy tập thể rất cần thiết. Theo đó, các căn nguyên đã được xác định (thường có số lượng lớn) sẽ được minh họa trên một tấm bảng trắng để thảo luận và đào sâu các phát hiện. Những kiến nghị cho các giải pháp cần được phát triển và phải được áp dụng vào thực tế.
Các căn nguyên có thể được sắp xếp bằng việc phân loại vào danh mục và phân biệt giữa các nguyên nhân cơ bản và các hệ quả nhỏ hơn. Điều này cung cấp dữ liệu cần thiết cho việc vẽ biểu đồ “Nguyên nhân và kết quả”. Biểu đồ này cung cấp một cái nhìn tổng thể về các nguyên nhân có thể của sự biến thiên. Cần thiết phải nghiên cứu căn nguyên trong biểu đồ chi tiết để thấy được các nguyên nhân kéo dài của biến thiên. Biểu đồ Pareto thường được dùng để trình bày các phát hiện. Phân tích các căn nguyên nói chung chỉ ra rằng 80% các biến thiên gây ra bởi 20% các căn nguyên.
4. Kết luận
Phân tích căn nguyên không phải là phương pháp duy nhất và xác định rõ ràng; có rất nhiều công cụ, quy trình và nghiên cứu khác nhau liên quan đến RCA. Để tối đa hóa hiệu quả của việc sử dụng RCA, lời khuyên ở đây là nên bắt đầu với các quy trình quan trọng nhất và/ hoặc những sự biến thiên phiền phức nhất. Điều này đảm bảo rằng việc thành công sẽ nhân lên rộng hơn việc sử dụng mô hình.
Tuy nhiên, cần tránh việc truy tìm các nguyên nhân gây biến thiên chỉ tạo ra tác động nhỏ lên thời gian sản xuất, năng suất hay các chi phí.
5. Tài liệu tham khảo
Blanchard, K.H, Schewe, C., Nelson, R., and Hiam, A., (1996) – Exploring the World of Business. New York: W.H Freeman.