Nhiều công ty có khả năng xảy ra tình trạng vô tổ chức khi không có các chính sách thích hợp. Và chắc chắn khi công ty càng lớn mạnh, nhân viên càng đông, vị thế càng tăng thì nhu cầu cần có những chính sách căn bản càng lớn. nhưng khi cuốn sổ tay hướng dẫn các “chính sách và thủ tục” được ban hành thì công ty lại càng trở nên trì trệ. Đổi mới và công việc kinh doanh sẽ đi xuống khi số lượng chính sách tăng lên.
Chính sách tuyệt vời nhất là mọi việc phải được hoàn thành và hoàn thành xuất sắc. Hãy tuân theo những luật lệ logic của Chúa và con người nhưng phải đảm bảo hoàn thành mọi việc. Các chính sách cũng không nên gây cản trở cho việc tìm và giữ khách hàng, tuy nhiên, nhiều chính sách đưa ra lại phạm phải sai lầm này.
Có rất nhiều câu chuyện nực cười về các chính sách ngu ngốc. CHính sách ngu ngốc là một trò hề. Hãy chắc chắn chính sách của bạn không phải một trò hề hay thứ rác rưởi như trong câu chuyện sau đây.
Một người nọ đi công tác và nghỉ tại một khách sạn có tên tuổi. Anh ta yêu cầu dịch vụ phục vụ tận phòng nhưng lại muốn gọi món trong danh sách thực đơn thường lệ của nhà hàng khác sạn. Anh ta đến nhà ăn và nói chuyện với người phụ trách bộ phận phục vụ. Khách sạn sử dụng cùng một bếp để chuẩn bị món cho cả dịch vụ tại phòng và nhà hàng. Những người hầu bàn tại nhà hàng sẽ chuyển đồ ăn đến cho người hầu phòng. Giá trong thực đơn nhà hàng cao hơn thực đơn dịch vụ tại phòng.
Nếu khách ngồi ở nhà hàng, anh ta sẽ chiếm dụng bàn có thể dành cho bốn người nữa ngồi và như thế sẽ làm giảm số ghế trống của nhà hàng mà lẽ ra có thể phục vụ thêm bốn người nữa. Dịch vụ phục vụ tận phòng có thêm một khoản thanh toán dịch vụ bổ sung được thanh toán cho khác sạn, không đưa trực tiếp cho người phục vụ.
Nhưng người phục vụ không chấp nhận yêu cầu của khách.
Khách: Tại sao không?
Phụ trách: Đó là chính sách của nhà hàng.
Khách: Ai đề ra chính sách đó?
Phụ trách: Tôi không biết.
Khách: Yêu cầu anh phá vỡ chính sách đó thì người khác có biết không?
Phụ trách: Tôi không biết.
Khách: Nếu anh là người quản lý khách sạn này và anh có cơ hội bán một suất ăn với giá cao hơn, lại được thêm một khoản thanh toán dịch vụ ngoài, với cùng chi phí tương tự hoặc thấp hơn, lại chẳng mất một chỗ ngồi nào trong nhà hàng, anh sẽ làm gì?
Phục trách: Tôi sẽ bán bữa đó với giá cao hơn.
Khách: Vậy thì hãy làm thế đi.
Và người phụ trách đem đến cho khách hàng những gì anh ta yêu cầu.
Một số tổ chức hãnh diện khi áp dụng cùng một chính sách trong tất cả các tình huống. Có một công ty như thế đã thảo ra một chính sách 32 trang về việc trưng dụng danh thiếp! Viết, công bố, phân phát, đọc, đệ trình và tuân thủ chính sách đó ước tính chi phí còn lớn hơn một trăm danh thiếp.
Một công ty công nghiệp khổng lồ có tới 50 nhân viên phòng nhân sự. Phòng này chịu trách nhiệm ban bố và kiểm tra, giám sát hàng trăm chính sách. Nếu dán đống chính sách này lên thì sẽ phủ kín cả bức tường. Nếu một kỹ sư được trả lương cao phải đi công tác xa để giải quyết khẩn cấp vấn đề của khách hàng, phải làm việc tất cả những ngày cuối tuần và đáp chuyến bay trở về nhà vào lúc nửa đêm rồi ngay sáng hôm sau đến văn phòng chỉ trễ 15 phút thì ngay lập tức anh ta sẽ bị trừ lương hay thời gian nghỉ phép. Chính sách lố bịch này đã làm tổn thương tinh thần và giảm năng suất làm việc của người kỹ sư. Phòng nhân sự đối xử với nhân viên giống như họ là gánh nặng.
Ông chủ tồi tệ bị chính sách đè. Ông chủ vĩ đại thì đè chính sách. Ông chủ vĩ đại thường xuyên xem lại các chính sách để kiểm tra lại độ tương quan, hiệu quả và công bằng. Mọi chính sách được kiểm duyệt đều đặn xem có phù hợp với phương thức làm việc không.
Ông chủ quản lý nhân viên, chứ không quản lý những chiếc đồng hồ hay lịch vạn niên. Quản lý nhân viên yêu cầu khéo léo chứ không phải chỉ áp dụng theo sách vở. Rốt cuộc, nếu mọi tình huống đều có thể bê nguyên xi một cách làm vào thì đã chẳng cầ tới một ông chủ nào nữa.
Chính sách tạo nên bộ máy quan liêu và quan liêu lại đẻ ra chính sách. Ngay bây giờ, hãy quẳng đi các chính sách ngớ ngẩn nhất. Hãy cho các chính sách cứng nhắc một án treo!
Ông chủ vĩ đại không áp dụng các chính sách khuôn mẫu. Họ làm theo năng lực của mình.