Không kiểm tra bản kê khai chi tiêu
Những quy định về việc chi tiêu giống như những bằng khen danh dự. người có danh dự sẽ không cần bằng khen danh dự. Người không có danh dự sẽ chẳng đoái hoài gì tới bằng khen danh dự. Nếu bạn phải kiểm tra bản kê khai chi tiêu của một nhân viên vì bạn biết hay nghi ngờ người đó đang gian lận, điều đó có nghĩa là bạn không muốn họ có mặt trong tổ chức nữa. Nếu ai đó làm giả các giấy tờ chi tiêu, hãy sa thải người đó ngay lập tức.
Những nhân viên mới cần nhận thức rõ quan điểm của công ty đối với việc chi tiêu. Một số công ty cho phép, thậm chí khuyến khích những khoản chi tiêu cần thiết, chẳng hạn như chiêu đãi khách. những công ty khác lại giới hạn chỉ tiêu từng tháng, chẳng hạn như tiền điện thoại cho nhân viên. Có những quy định về thuế và kế toán cần được tuân thủ. Các chi phí nhất định cần phải được viết hóa đơn và cần ghi rõ chi tiết từng khoản.
Bịa thêm một khoản chi là hành vi ăn cắp. Kéo dài quãng đường để lấy thêm vài xu lẻ mỗi dặm đường là hành vi của kẻ cắp. Ghi vào biên lai những bữa tiệc ma và những chi phí không có thực khác là trộm cắp. Lấy tiền của công ty để thanh toán tiền điện thoại cho cá nhân là ăn cắp. Những khoản tiền ngoài chi phí thực tế cũng là những đồng tiền ăn cắp. Kẻ cắp có thể là nhân viên, cổ đông hay thủ quỹ trong công ty. Và nếu những chi phí gian lận được viết vào hóa đơn cho khách hàng thì kẻ trộm đã đặt cả công ty vào một ván bài mạo hiểm. Bạn phải sa thải kẻ trộm ngay lập tức, đồng thời chặt đứt “vây cánh” của chúng.
Việc lạm dụng một khoản chi tiêu thường bị nhìn nhận bằng thái độ khinh bỉ. Lạm dụng xảy ra khi một nhân viên chịu trách nhiệm điền vào biên lai những chi tiêu không xác đáng. Lạm dụng là tội nhẹ hơn ăn cắp nhưng về cơ bản vẫn bị coi là hành vi biển thủ công quỹ cơ quan. Lạm dụng bao gồm chi tiêu hoang phí so với văn hóa công ty, thuê một chiếc xe hơi thể thao hào nhoáng cho một chuyến đi công tác hay đi những chuyến bay vòng vèo, xa xỉ để trở thành khách hàng thường xuyên của hãng hàng không.
Lạm dụng lần đầu là lý do xác đáng để dẫn tới một cuộc nói chuyện với nhân viên. Nhân viên có thể học được nhiều điều về ý thức chung và cách cư xử đúng đắn.
Thông thường, lạm dụng lần đầu không phải là lý do cho sự kết thúc; trên tất cả, người đó không cố gắng che giấu hành vi chi tiêu. Và tuyệt đối không thể tha thứ cho lần tái phạm sau.
Phải hết sức cẩn trọng khi kiểm toán bất ngờ bản kê khai chi tiêu của ai đó để đảm bảo nhân viên không chủ tâm phạm lỗi trong các báo cáo tài chính, khi cập nhật các quy định thuế hay ghi chép hợp lý những khoản chi có hóa đơn thanh toán. Tuy nhiên, việc kiểm tra sổ sách chi tiêu rất lãng phí thời gian.
- Kiểm tra việc chi tiêu chỉ đem lại những dấu hiệu đáng ngờ hoặc hủy hoại lòng tin.
- Kiểm tra sổ sách chi tiêu đồng nghĩa với việc bạn dùng sai người.
- Kiểm tra sổ sách chi tiêu khiến bạn đánh mất thời gian của mình dành cho nhân viên hay khách hàng.
Vì thế, hành vi trộm cắp gian lận không thể được dung túng.