1. Tổng quan
Vòng tròn Deming hay vòng tròn Lên kế hoạch – Thực hiện – Kiểm tra – Hành động (vòng tròn PDCA) có thể được sử dụng như một phương pháp để cơ cấu các dự án cải tiến. Nó được dùng để chỉ một chuỗi logic gồm bốn bước lặp đi lặp lại của quá trình học hỏi và cải thiện: hoạch định, thực hiện, kiểm tra và hành động.
Hoạch định (kế hoạch) cho việc cải thiện một hành động cần được tiếp nối bởi việc thực hiện hành động đó (thực hiện) theo như kế hoạch. Sau đó, một người cần đánh giá và nghiên cứu (kiểm tra) kết quả đạt được và sự cải thiện. Hành động sau đó phải được tiến hành (hành động) theo hướng áp dụng các mục tiêu và/ hoặc sự cải thiện. Những bài học rút ra cần được ứng dụng trong hoạch định các hoạt động mới.
2. Sử dụng khi nào
Vòng tròn PDCA cho phép một tổ chức quản lý các sáng kiến cải thiện theo cách có trật tự. Khi đối diện với mô hình này lần đầu tiên, rất nhiều người sẽ nhận ra rằng họ điều hành nhưng không thực sự quản lý tổ chức của mình.
Mô hình có thể được dùng để tái cơ cấu và sắp xếp quy trình cải thiện liên tục. Nói một cách hình ảnh, quy trình cải thiện giống như chúng ta lăn bánh xe PDCA ngược lên trên. Mỗi vòng quay giải quyết vấn đề tương ứng với một vòng tròn PDCA.
Điều quan trọng là dạy cho các giám đốc sẽ phải làm việc với phương pháp cải thiện này cách sử dụng vòng tròn đó. Bằng việc đưa ra cách sử dụng rõ ràng cho vòng tròn PDCA, mọi người sẽ nhận thức đầy đủ hơn về cải thiện và lợi ích. Điều này có thể áp dụng vào các mục đích khác nhau, như hoàn thành một sứ mệnh, các mục tiêu, kiểm soát các vấn đề mấu chốt hoặc trong đào tạo.
3. Sử dụng như thế nào
Đi qua cả bốn bước một cách hệ thống trong khi theo đuổi cải thiện trong các hoạt động cụ thể, gồm:
1 – Lên kế hoạch
Kế hoạch phía trước để thay đổi. Phân tích tình hình hiện tại và các tác động tiềm ẩn của việc chỉnh sửa trước khi làm bất cứ điều gì khác. Dự đoán các kết quả khác nhau được trông đợi, có hoặc không có lý thuyết. Làm thế nào để bạn đánh giá tác động? Bao giờ đạt được kết quả mong muốn? Lên kế hoạch để đưa các biện pháp đánh giá kết quả vào trong việc thực hiện. Lên một kế hoạch thực thi với trách nhiệm rõ ràng cho những người tham gia.
Kinh nghiệm chỉ ra rằng những câu hỏi sau sẽ hữu dụng:
- Chúng ta đang cố gắng đạt được điều gì?
- Điều này được gắn kết thế nào với mục đích cao hơn của tổ chức?
- Ai/ những ai sẽ bị ảnh hưởng?
- Nó sẽ xảy ra ở đâu?
- Nó sẽ xảy ra bao giờ?
- Thủ tục theo từng bước là gì?
- Làm thế nào để chúng ta đánh giá sự cải thiện nói chung?
2 – Thực hiện
Khi thực thi kế hoạch, bạn phải đi theo các bước nhỏ trong những điều kiện có kiểm soát để có thể quy những cải thiện (hoặc thất bại) cho những thay đổi theo kế hoạch trong hành động.
3 – Kiểm tra
Kiểm tra các kết quả trong thử nghiệm. Có đạt được kết quả mong muốn hay không? Nếu không thì tại sao?
4 – Hành động
Thực hiện các hành động để quy chuẩn hóa quy trình đưa đến kết quả mong muốn hoặc trong trường hợp kết quả không như mong đợi, sử dụng kinh nghiệm làm dữ liệu cho những lần thử tới để cải thiện.
4. Kết luận
Rất nhiều tổ chức không thể vạch rõ các mục tiêu, hành động và kết quả mong muốn mà chỉ để một người cải thiện bản thân họ một cách hệ thống và cố định, có hoặc không theo vòng tròn PDCA. Thêm vào đó, nó đòi hỏi kỷ luật để thực hiện toàn bộ vòng tròn PDCA, để dừng việc chữa cháy và việc thực hiện theo kiểu lên kế hoạch – thực hiện – lên kế hoạch – thực hiện.
Vòng tròn PDCA có một vài ứng dụng như: như lên kế hoạch có thể chia thành xác định mục tiêu và mục đích; xác định các phương pháp để đạt được mục đích và mục tiêu đó. Thực hiện có thể chia thành đào tạo, giáo dục và ứng dụng.
Vòng tròn PDCA tạo thành một phần quan trọng của cách suy nghĩ Kaizen (mời đọc theo link).
5. Tài liệu tham khảo
Walton, M and Deming, W.E (1986) – The Deming Management Method. New York, Dodd.